Rechnungsvorschriften bzw. Pflichtangaben auf einer Rechnung

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Rechnungsvorschriften bzw. Pflichtangaben auf einer Rechnung

Eine Rechnung oder auch eine elektronische Rechnung ist ein Dokument mit der eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird. Dies kann zum Beispiel die Abrechnung einer Dienstleistungen oder einer Warenlieferung sein.

Wichtig sind die Rechnungsvorschriften, die im § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), insbesondere im Absatz 4 und im § 14a UStG geregelt werden. Folgende Pflichtangaben sind auf einer Rechnung zu machen:

  • Vollständiger Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungssteller) und des Leistungsempfängers (Rechnungsempfänger)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
  • Rechnungsnummer – diese muss einmalig, eindeutig und fortlaufend sein und kann aus einer oder aus mehreren Zahlenreihen bestehen
  • Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Entgelt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie den Steuersatz und den Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfallen ist. Im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese. Ebenfalls die im Voraus vereinbarte Verminderung des Entgeltes, sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
  • Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung gemäß § 14b UStG
  • Gegebenenfalls einen Hinweis, dass der Rechnungsempfänger Steuerschuldner ist
  • Gegebenenfalls die Angabe „Gutschrift“, wenn der Rechnungsempfänger die Rechnung ausstellt

 

Erläuterungen zu

1)

  • Die Angabe eines Postfaches ist ebenfalls ausreichend
  • Nicht ausreichend ist die Rechnungsstellung an einen Dritten mit einem c/o-Vermerk an einen Kunden. Vor allem wenn ein gültiger Vorsteuerabzug bei dem Rechnungsempfänger vorliegen soll, ist zwingend auf eine korrekte Adressierung zu achten
  • Alle Angaben von Zweigniederlassungen einer Unternehmung sind in Ordnung
  • Name und Anschrift der Organgesellschaft, wenn Unternehmung am selben Standort sitzt

2)

  • Die Steuernummer wird von dem örtlich zuständigem Finanzamt vergeben
  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von dem Bundeszentralamt für Steuern
  • Wichtig- im Falle von Reverse Charge ist die Angabe vom Rechnungssteller und Rechnungsempfänger anzugeben

4)

  • Die Rechnungsnummer muss eindeutig und einmalig vergeben sein
  • Es können verschiedene Nummernkreise gebildet werden in zeitlicher, geograpfischer oder organisatorischer Abfolge
  • Zum Beispiel 2015-07-00001 (für Jahr 2015 – Monat Juli – Rechnungsnummer 1)
  • Zum Beispiel 4-00001 (für den Standort 4, Rechnungsnummer 1)
  • Tipp: Möchten Sie nicht preis geben, wie viele Rechnungen Sie bereits geschrieben haben, dann können Sie ebenfalls einer beliebigen Rechnungsnummer z.B. „101“ anfangen

5)

  • Es muss sich um leicht nachprüfbare Bezeichnungen handeln
  • Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend z.B. Kurzwaren, Büromöbel
  • Nicht ausreichend: allgemeine Angaben wie Geschenkartikel oder Beratungsleistung

6)

  • Ausreichend ist der Kalendermonat
  • Möglich ist auch ein Vermerk „Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum“
  • Möglich ist auch ein Vermerk „Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum“, wenn alle übrigen Voraussetzungen erfüllt sind

7)

  • Wenn eine Vereinbarung über eine Entgeltminderung nicht Vorab geregelt ist, muss ein Hinweis darauf geschrieben werden wie „3% Skonto bei Zahlung bis…
  • Beim Steuerbetrag oder Steuersatz ist kein Hinweis auf ein geltendes Recht zu machen

 

 

Kleinunternehmer müssen hierbei ebenfalls die Rechnungsvorschriften beachten. Allerdings entfallen die Angaben zum Steuerausweis wie dem Steuersatz und dem Steuerbetrag gemäß Nr.7). Es ist lediglich das Entgelt anzugeben.

 

Erleichterungen gibt es bei sogenannten Kleinstbetragsrechnungen bis 150,00 Euro brutto. Hier müssen lediglich folgende Angaben gemacht werden:

  • Vollständiger Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
  • Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Entgelt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie den Steuerbetrag in einer Summe und den Steuersatz, der auf das Entgelt entfallen ist. Im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese.

 

Für das Reverse-Charge Verfahren nach § 13b UStG gibt es ebenfalls spezielle Vorschriften für den Steuerausweis der Rechnungsstellung:

  • Hier wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen
  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (Rechnungssteller) und des Leistungsempfängers (Rechnungsempfänger) gehören beide auf die Rechnung
  • Der Hinweis „der Leistungsempfänger ist Steuerschuldner“ muss angegeben sein

 

Bitte beachten Sie die besonderen Rechnungsvorschriften zum Beispiel bei Innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeuges, von Reiseleistungen oder der Differenzbesteuerung, auf die hier nicht eingegangen wurde. Beachten Sie insbesondere auch die Gesetze bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen.

 

 

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