Elektronische Rechnung 2015 (14.4 Umsatzsteuer Anwendungserlass)

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Elektronische Rechnung 2015 (14.4 Umsatzsteuer Anwendungserlass)

Die elektronische Rechnung nach Abschnit 14.4 UStAE

Wir leben heute in der Zeit der Digitalisierung. Überall werden immer mehr Alltagsabläufe in die Netzwelt portiert, automatisiert und digitalisiert. Dieser Trend, wie er nun schon seit vielen Jahren zu beobachten ist, wird nicht zu guter Letzt aus der Arbeitswelt gesteuert und mit Nachdruck in das private Leben übernommen. Insbesondere im Arbeitsumfeld versuchen Unternehmen durch Automatisierung und Digitalisierung eine Verbesserung des Workflows zu erzielen. Wo vor einiger Zeit noch eine Rechnung 3 Tage brauchte um im Unternehmen anzukommen und weitere 5-7 Tage zur Prüfung und Bezahlung benötigte, werden einige Rechnungen heute bereits am gleichen Tag bezahlt. Möglich macht dies die so genannte „elektronische Rechnung“.

Die elektronische Rechnung kann in kurzer Zeit, meist automatisch, erstellt und versendet werden. Sie kommt nur wenige Minuten nach Erstellung im Empfängerunternehmen an und kann dort sofort bearbeitet werden. Darüber hinaus spart die elektronische Rechnung Papier (sofern sie im Empfängerunternehmen nicht ausgedruckt wird), dies ist gut für die Umwelt und die Kosten des Unternehmens.

Dennoch umgibt die elektronische Rechnung ein gewisser Schleier von Unsicherheit. Geistern doch seit einigen Jahren Begriffe wie: „Digitale Signatur“ und „qualifizierter elektronischer Beleg“ durch die Köpfe der Unternehmer. Aus Angst vor der Untersagen des Vorsteuerabzugs und der Betriebsausgabenabzugs durch das Finanzamt, bestehen immer noch viele Unternehmen auf Papierrechnungen. Zu unrecht!

Das Bundesfinanzministerium hat die Regelungen zur elektronischen Rechnung und insbesondere zur digitalen Signatur bereits mit dem Schreiben vom 2. Juli 2012 erheblich gelockert. Aus diesem Schreiben entwickelte sich der Abschnitt 14.4 des Umsatzsteueranwendungserlasses welcher besagt, dass es ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zur Bestätigung und Gewährleistung der Echtheit, Lesbarkeit und Unversehrtheit geben muss.

Wie muss nun so ein innerbetriebliches Verfahren aussehen? Das überlässt der Gesetzgeber jedem Unternehmen selbst. Generell gilt, dass eine Prüfung wie bei einer normalen Papierrechnung erfolgen muss.

Anforderungen:

Zusammenfassend sind die Anforderungen an eine elektronische Rechnung also nicht anders als die einer Rechnung in Papierform:

  • Erfüllung der Kriterien einer ordnungsgemäßen Rechnung nach §§14 (4) und 14a UStG
  • Die Herkunft der Rechnung ist gesichert
  • Der Rechnung steht eine Leistung gegenüber
  • Der Inhalt ist lesbar und unversehrt

Unterschiede gibt es lediglich in der Übermittlung. Während die Papierrechnung in der Regel per Post oder Fax übertragen wird, gewährt der Gesetzgeber für die Übermittlung der elektronischen Rechnung die standardisierten Übertragungswege:

Elektronische Rechnungen können z. B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) oder De-Mail (vgl. De-Mail-Gesetz vom 28.4.2011, BGBl. I S. 666), per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-Download oder per EDI übermittelt werden. (Abschnitt 14.4 UStAE)

Ein Tip von uns:

Wenn Sie elektronische Rechnungen erhalten, müssen Sie diese nicht ausdrucken! Einige Softwareanbieter stellen bereits sog. Ablaufpläne für die Bearbeitung digitaler Belege zur Verfügung. Wenn Sie bei uns Mandant sind können Sie die Belege direkt per E-Mail an Ihr Depot weiterleiten. Sprechen Sie uns einfach darauf an.