Eigenbeleg – richtig erstellen und verwenden

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Eigenbeleg – richtig erstellen und verwenden

Der Eigenbeleg

Geht ein Beleg verloren, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Vorraussetzung ist eine ordentliche Buchführung und ein plausibler Grund.

Grundsätzlich verlangt das Finanzamt Nachweise über betriebliche Aufwendungen (ausgenommen sind einige Kostenpositionen für die es Pauschalen gibt), die den gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung genügen – siehe z.B. § 14 UStG. Ist eine Rechnung oder ein Beleg verloren gegangen, so können Eigenbelege erstellt werden, die in ihrer Höhe und der Aufwendung glaubwürdig erscheinen müssen.

Wir raten hierbei auf folgende Angaben zu achten:

– Datum des Geschäftsvorfalles

– Beschreibung des Geschäftsvorfalles

– Art der Aufwendung

– Bruttopreis / Bruttobetrag

– Name und Anschrift des Zahlungsempfängers

– Ausstellungsdatum

– Name, Vorname und Unterschrift des Ausstellers

Allerdings gibt es keinen pauschalen Anspruch auf das Anerkennen des Finanzamtes Ihres Eigenbeleges. Je ordentlicher die Buchführung ist und je nachvollziehbarer der Grund des Eigenbeleges ist, desto eher wird das Finanzamt diesen anerkennen.

Bei einem höheren Rechnungsbetrag und wenn ein Vorsteuerbetrag auf diese Rechnung ausgestellt war , raten wir dazu, einen Ersatzbeleg, eine Kopie z.B. der Rechnung beim Lieferanten anzufordern.

Grundsätzlich sind bei Unternehmen, die Vorsteuern ziehen möchten, ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen mit ausgewiesener Vorsteuer unabdingbar. Mit Eigenbelegen ist kein Vorsteuerabzug möglich.

Einen kostenlosen Download eines möglichen Eigenbeleges erhalten Sie hier:

Eigenbeleg-Vorlage