10 Fehler die ihr vermeiden solltet wenn ihr eure Buchhaltung selber macht!

Dein Online Buchhalter / Blog / 10 Fehler die ihr vermeiden solltet wenn ihr eure Buchhaltung selber macht!
10 Fehler die ihr vermeiden solltet wenn ihr eure Buchhaltung selber macht!

Immer wieder erfahren wir von Unternehmern, dass sie ihre Buchhaltung selber machen wollen. Das ist eine grundsätzlich gute Idee, denn so kann der Unternehmer sämtliche seiner Zahlen in BWA, Bilanz, und Gewinn- und Verlustrechnung nachvollziehen. Vor dem Beginn einer selbst erstellten Buchhaltung sollte man sich einer umfangreichen Schulung unterziehen und das dort erhaltene Wissen immer wieder gegenprüfen. Dann steht der eigenen Buchhaltung bald nichts mehr im Wege.

Wir haben für alle Unternehmer die ihre Buchhaltung in Eigenregie erstellen wollen die 10 häufigsten Fehler zusammen getragen, welche man unbedingt lassen sollte.

1. Buchhaltung nicht machen

Besonders am Anfang ist Zeit Geld und von beidem hat man eigentlich zu wenig. Wer seine Buchhaltung nicht macht, weiß aber nicht ob er mit seiner Unternehmung Erfolg hat oder nicht.

Viele behaupten, dass das Bankkonto ein grundsätzlicher Indikator für den Erfolg ist. Sammeln sich aber an einer Stelle nicht bezahlte Rechnungen, beginnt dieses System zu bröckeln. Aus einer geführten Buchhaltung hingegen kann erkannt werden welche Rechnungen noch zu bezahlen, bzw. einzufordern sind.

2. Buchhaltung zu spät machen

Nach nicht machen ist „mache ich morgen“ der zweithäufigste Fehler. Darüber hinaus schreiben die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sogar eine zeitnahe Verbuchung vor. Wer seine Buchhaltung aktuell hält und nach Möglichkeit sogar täglich macht hat einen vergleichsweise geringen Zeitaufwand. Möchte man nach ein paar Wochen nachvollziehen was hinter den einzelnen Belegen steckt wird es oft schwierig. Noch schlimmer ist es aber wenn Belege inhaltlich oder formell falsch sind. Nach so langer Zeit eine Korrektur beim Lieferanten anzufordern ist unangenehm. Im schlimmsten Falle bleibt dann nur der Verzicht auf Vorsteuer und Betriebsausgabe.

 3. Vorschriften ausdehnen

Das passt schon, passt in der Buchhaltung nicht. Wer Vorschriften ausdehnt kann nicht nur das Recht auf den Vorsteuerabzug versagt bekommen, im schlimmsten Falle droht auch die Versagung des Betriebskostenabzugs. Werden beispielsweise bei dem Ausfüllen von Bewirtungsbelege nur Vornamen notiert, oder das Fahrtenbuch nur wöchentlich geführt kann das in einer Betriebsprüfung zu Steuernachzahlungen führen.

4. Belege wegschmeißen

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Auch wenn es Regelungen gibt, die es zulassen Belege ausschließlich digital zu archivieren, ist es ratsam die Unterlagen zumindest bis zu den ersten einschlägigen Urteilen aufzubewahren.

5. Buchungen ohne Beleg vornehmen

Ein fester Grundsatz in der Buchhaltung lautet: Keine Buchung ohne Beleg! Wir müssen also zu jeder Buchung einen Beleg besitzen auf dessen Grundlage diese Buchung erfolgt. Sei es ein Kassenbon, eine Rechnung, ein Kontoauszug oder die Abschreibungsliste.

6. Thermopapier und Klarsichtfolien

Kassenbons bestehen aus Thermopapier. Dieses Papier hat die Eigenschaft nach ca. 3- 5 Jahren unleserlich zu werden und zu verbleichen. Sonnenstrahlen oder unsachgemäße Aufbewahrung beschleunigen diesen Prozess. Daher sollte man alle Kassenbons auf normales Papier kopieren, oder besser noch einscannen und revisionssicher archivieren. Wie bereits erwähnt beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre und dem kann Thermopapier nicht gerecht werden.

Klarsichtfolien hingegen enthalten zum Teil Weichmacher. Die können sowohl dem Thermopapier als auch der normalen Druckerfarbe zusetzen und so Belege unleserlich machen. Belege sind also am besten trocken, dunkel und nicht auf Thermopapier oder in Klarsichtfolie zu lagern. Wenn sie revisionssicher archiviert sind, umso besser.

7. Verlorene Belege nicht ersetzen

Geht mal ein Beleg verloren ist das gar nicht so schlimm wie man meinen mag. Wichtig ist nur das möglichst wenige Belege abhanden kommen. Fehlt also in einem Monat mal ein Beleg kann dieser durch einen so genannten Eigenbeleg ersetzt werden. Auf diesem sollte plausibel dargestellt werden um was für einen Geschäftsvorfall es sich gehandelt hat, wer der Geschäftspartner war und wann das Geschäft statt gefunden hat. Es sei noch erwähnt, dass Eigenbelege nur bei kleinen Beträgen genutzt werden sollten. Bei hohen Summen ist es ratsam den Beleg erneut beim Geschäftspartner anzufordern.

8. Die sonstigen Buchungen vergessen

Welche Buchungsarten gibt es eigentlich? Da haben wir die Eingangsrechnungen, die Ausgangsrechnungen und die Kassen- und Bankbuchungen. Mit ihnen ist der fundamentale Bereich der Buchhaltung abgedeckt. Darüber hinaus finden wir aber noch weitere Buchungen, die maßgeblich sind. Das sind beispielsweise die Buchungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Abschreibungen, die Rückstellungen und die so genannten Abgrenzungen. Diese Buchungen haben zum Teil erheblichen Einfluss auf das Ergebnis. Fehlen diese Buchungen, kann der ausgewertete Gewinn oder Verlust stark von der Realität abweichen.

9. Nicht 100%ig genau arbeiten

Jeder kennt das Phänomen: Wer etwas nicht ordentlich mach, der macht es doppelt. So ist es auch in der Buchhaltung. Um Zeit und Nerven zu sparen empfiehlt es sich daher sich Zeit für die Buchhaltung zu nehmen. Schaffe dir einen freien Zeitraum um deine Buchhaltung in Ruhe und mit Bedacht zu erledigen. Muss im Anschluss alles nochmal korrigiert werden, raubt es entweder Unmengen an Zeit oder Geld.

10. Betrügen

Wer glaubt schlauer zu sein als die Finanzbehörden, dem wird spätestens die erste Betriebsprüfung die Augen öffnen. Die doppelte Buchführung ist ein logisches System. Wer also seine Steuern schmälern oder verkürzen möchte begibt sich auf dünnes Eis. Denn in der Buchhaltung fällt nahezu jede Abweichung auf. Und am Ende wird es deutlich teurer als wenn man die Steuern gleich gezahlt hätte.

Fazit:

Wer seine Buchhaltung gewissenhaft und zeitnah erledigt, der ist auf dem besten Wege alles richtig zu machen. Hält man sich an die Vorschriften gibt es eigentlich schon bald keine Hindernisse mehr. Dennoch birgt die Buchhaltung an vielen Stellen seine Tücken weshalb bei Unsicherheiten immer ein Experte hinzu gezogen werden sollte. Ein kurzer Anruf ist meistens auch kostenlos.

 

TIPP

Bei Dein Online Buchhalter kannst du deine Buchhaltung auch selber machen. Im Anschluss gucken unsere Profis dann nochmal drüber und besprechen die Buchhaltung mit dir. Spreche uns einfach darauf an!